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费用

如何设置费用类型

要进行费用跟踪管理,第一步要做的是设置公司允许报销的各种费用类型 (Odoo将各种费用类型按产品来管理) 。 在 设置 菜单,当为费用指定了可以报销后, 为其设置一个成本价格(一般是可允许报销价格)。 否则将其设置为0, 员工可以在报销时为其指定价格.

这里是一些例子

  • 餐费:

    • 费用:0.00 (每张收据的金额都将被记录)

  • 自驾车出差:

    • 费用: 0.30 (记录每公里可报销费用)

  • 酒店住宿

    • 费用:0.00 (每张收据的金额都将被记录)

  • 其它

    • 费用:0.0

记得要在每项费用类型中设置好涉及到的税(如果你使用Odoo会计,必须同时 设置好相应的会计科目). 较常见的方式是使用设置 Tax Included in Price (参考: 如何设置含税价). 这样子员工就可以报销时直接输入 含税价格,这种是最常见的情况。

如何记录费用

手工填写

作为一名公司员工 (员工须有系统登录权限), 你可以记录你的费用并进行报销, 通过 我的费用 ‣ 待提交的费用.

  1. 选择相关的费用类型(产品),并填入你为其支出的单价 (默认数量=1) 以及相关的数量 (如:酒店间夜).

  2. 输入费用产生日期

  3. 选择付款人,如需报销则选择员工支付;如果无须报销即公司已直接支付 (如:使用公司信用卡付的款)则选择公司支付

  4. 设置支付备注及会计科目等。如果有必要,可以将照片或者扫描件附上, 这将有利于领导或者会计人员快速审核.

邮件一键快速报销

允许员工通过Email记录其费用支出。允许将收据发邮件或者直接转发收据邮件, 即可报销!

只需进行简单的邮件别名设置,通过 费用 ‣ 配置 ‣ 设置 (如: expenses*@sunpop.cn). 为安全起见,只有被验证的邮箱地址才可进行此操作, (在员工详细信息Form中的 *工作邮箱 进行设置.

如何提交报销单给上级领导审批

当你准备好所有单据可进行报销时 (如:出差结束,或者月末) 进入菜单 我的费用 ‣ 待提交的费用. 选中所有的费用 点击 动作 > 提交给主管经理. 保存生成的报销单, 即可等待主管经理审批.

同时你也可以一单单的提交,直接点击费用表单中的 提交给经理 即可.

所有已提交的费用,都可以在菜单 费用 ‣ 我的费用 ‣ 报销汇总表 中查看.

如何审批费用报销

人力资源专员和主管经理可以查看并审批所有费用报销单. 通过进入 待审批 ‣ 待审批的报销单. 必须拥有 费用 模块的 主管 权限才可审批报销.

拥有权限后,即可查看、审批或者拒绝,或者通过沟通工具提供反馈.

作为一个团队领导人,你可以快速查看团队成员的费用报销, 前提是,在团队成员的信息表单中,设置自己为成员的上司.

如何在会计模块中提交

一旦经理审核了费用报销单,会计部门即可在 菜单 费用 ‣ 会计 ‣ 待发送的报销单中 去核查相关报销明细,会计可以点击 分录会记凭证 ,即可生成相应的会计凭证。 要进行此操作,用户须拥有权限:

  • 会计: 会计与顾问

  • 费用: 经理

如何支付报销费用给员工

您可以查看所有需要报销的费用,在菜单 费用 ‣ 会计 ‣ 待付款的费用. 可在此记录你的付款操作。 点击 [UNKNOWN NODE problematic]登记付款,即可记录是通过现金还是银行支付.

了解如何在Odoo中快速管理支付

如何为客户重新填开收据

如果需要跟踪客户项目的费用,你可以设置自动向客户收费.

设置

  • 安装 销售 模块(如果仍未安装)

  • 点击菜单 会计 ‣ 配置 ‣ 设置 和 安装辅助核算项 Analytic Accounting* (推荐功能).

  • 点击菜单 销售 ‣ 销售 ‣ 产品,为每一种费用类型(即产品) 设置其重新开票方式:

    • 基于成本:将基于实际支出开具收据

    • 基于销售价格: 将基于预定义的费用固定价格开具收据.

创建一个订单

  • 作为一个销售人员,创建并确定一个服务类型产品的销售订单, 并发送给客户. 不要在订单中填写任何费用. 当会计人员完成审核后,相关费用将自动计入 该服务项目.

  • 将此服务项目订单与相关辅助核算项关联(可以实时创建).

提交,检验与生成费用报销单

  • 作为一个经理,要确认辅助结算项在审核每一个报销明细行中设定正确。如果有未设定辅助结算项的报销明细,点击该行并进行补充, 当员工提交报销费用单时,即可选择.

  • 作为一个会计,要生成凭证

费用的收据

做完上述工作,即可为该订单开具收据了。 击菜单 销售 ‣ 开票(会计) ‣ 待开票订单. 相关费用将自动加入到订单行中, 费用会用蓝色显示.